APPEL A CANDIDATURE : Assistant administratif (F/H)

L’Institut français de Roumanie (IFRo) à Bucarest recrute un(une) Assistant(e) administratif(ve) du Pôle cours et certifications (H/F) à compter du 12.01.2026, poste dont l’affectation est située au 77 boulevard Dacia, Bucarest.
Placé sous la tutelle du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, l’Institut français de Roumanie (IFRo) appartient au réseau culturel de la France à l’étranger. L’IFRo a pour missions de promouvoir la coopération culturelle, linguistique et universitaire, avec les acteurs institutionnels et la société civile roumaine. Il est constitué, autour de son siège à Bucarest, de trois antennes à Cluj-Napoca, Iasi et Timisoara et assure les missions du service de coopération et d’action culturelle de l’Ambassade de France en Roumanie.

Missions

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable des cours de Bucarest, le(la) titulaire du poste sera responsable des activités suivantes:

Au niveau national

  • Coordonner les paramétrages et les saisies dans Arc-en-ciel pour les quatre antennes (élèves, cours, entreprises, ateliers et adhérents médiathèques, comptabilité).
  • Coordonner l’utilisation efficace de l’ensemble des fonctionnalités d’Arc-en-ciel pour le centre de langue et les médiathèques.
  • Extraire régulièrement les statistiques des quatre antennes (nombre d’apprenants, nombre d’inscriptions, nombre d’heures de cours vendues par tarifs et nature de cours, recettes par nature, nombre d’heures de vacations payées aux enseignants vacataires, nombre d’heures réalisées par les enseignants mensualisés, recettes et vacations liées aux certifications) à partir du logiciel Arc-en-Ciel.
  • Assurer l’interface entre l’IFRo et les interlocuteurs Arc-en-ciel pour toute question et demande d’intervention.

Pour l’antenne de Bucarest

  • Établir, mettre en signature et classer les conventions de vacations des enseignants ayant un service d’enseignement.
  • Établir, en lien avec la responsable des certifications, les conventions de vacations des évaluateurs participant aux sessions de certifications et examens (DELF/DALF, autres examens).
  • Établir, en lien avec la responsable des certifications, les conventions avec les centres délocalisés de passation des examens, les conventions avec les référents DELF, les conventions avec les Alliances françaises.
  • Suivre, en lien avec la responsable des cours, les dossiers des formations en entreprises : relation clientèle, création des fiches clients dans AEC, création des cours dans AEC, élaboration des contrats, préparation des devis soumis à validation de la responsable, préparation et envoi des factures, échanges d’ordre administratif avec les clients, archivage des documents.
  • Créer, en lien avec la responsable des cours, l’offre de cours dans Arc-en-ciel. Création des cours collectifs dans le logiciel à partir du catalogue élaboré par la responsable. Vérification régulière des cours (à doubler, à supprimer, à modifier, à corriger) pour alerter la responsable.
  • Créer dans AEC les examens universitaires ; établir, en lien avec le directeur national et la responsable des cours, le devis, la convention et tout autre document administratif nécessaire au dossier ; suivre le paiement des factures.
  • Établir les conventions de prestation de service administratif concernant le personnel occasionnel venant éventuellement renforcer l’équipe des cours et certifications à certains moments de l’année. Enregistrement, signature, envoi au destinataire, scan et archivage.
  • Établir les conventions de bénévolat en liaison avec les responsables. Enregistrement, signature, envoi au destinataire, scan et archivage.
  • Préparation du dossier servant à la liquidation mensuelle des dépenses de vacations (convention, feuille de route et fiche de service fait).
  • Préparer avec l’ensemble des acteurs du service les commandes de fournitures, les adresser au fournisseur, s’assurer du service fait, récupérer les factures correspondantes et transmettre à l’ordonnateur en vue de la liquidation.
  • Préparer le bon de commande ou la demande d’avance pour les frais liés aux réceptions qui accompagnent les réunions du secteur. S’assurer du service fait, récupérer les factures correspondantes et transmettre à l’ordonnateur en vue de la liquidation.
  • Maintenir à jour la base de données des enseignants vacataires sous le contrôle de la responsable des cours.

Savoirs attendus et compétences exigées:

  • Études universitaires niveau Licence ou Master
  • Bonne maitrise de la langue française (C1) et roumaine (présenter un DALF serait un plus)
  • Bonne connaissance de l’environnement informatique (Word, Publisher et Internet) et maîtrise de Excel exigée
  • 1 an d’expérience minimum dans un poste similaire


Qualités requises:

  • Bonnes qualités relationnelles
  • Sens des responsabilités, esprit d’initiative et dynamisme
  • Sens de l’organisation et des priorités
  • Capacités d’analyse et de synthèse


Conditions :
Lieu de travail: Institut français de Roumanie à Bucarest (open space), 77 boulevard Dacia, Bucarest. Pas de télétravail possible.
Type de contrat: Contrat à durée déterminée (CDD) d’un an à compter du 12.01.2026, soumis à une période d’essai d’un mois. Possibilité de passer en contrat à durée indéterminée (CDI) à l’issue.
Temps de travail: temps plein, 39 heures/semaine. Possibilité de travail le week-end et en soirée selon les besoins du service.
Rémunération: Niveau 7, échelon 1 de la grille de salaire de l’antenne de Bucarest correspondant à un salaire mensuel brut de 1505,32 euros.
Avantages: Tickets restaurant, prime de transport, 13e mois, 30 jours de congés payés, assurance santé complémentaire.
Pour les candidats n’ayant pas la citoyenneté roumaine, ils devront être en mesure de justifier de leur situation régulière sur le territoire roumain (présentation de leur CNP en cours de validité).

Modalités de candidature :
Envoyer avant le 14.12.2025 à minuit une lettre de motivation, un CV, un extrait du casier judiciaire et une copie du diplôme le plus élevé en version électronique (PDF uniquement) à l’adresse mail recrutement@institutfrancais.ro , en précisant dans l’objet le poste concerné.
Les candidatures incomplètes ou reçues après la date de clôture de l’appel à candidature ne seront pas examinées.
Seules les candidatures présélectionnées se verront proposer un entretien.