Appel à candidature: Secrétaire chargé(e) des inscriptions des cours de langue et certifications (F/H) (F/H)
L’Institut français de Roumanie (IFRo) à Bucarest recrute un (une) Secrétaire chargé(e) des inscriptions des cours de langue et certifications (F/H), poste dont l’affectation est située au 77 boulevard Dacia, secteur 2, Bucarest.
Placé sous la tutelle du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, l’Institut français de Roumanie (IFRo) appartient au réseau culturel de la France à l’étranger. L’IFRo a pour missions de promouvoir la coopération culturelle, linguistique et universitaire, avec les acteurs institutionnels et la société civile roumaine. Il est constitué, autour de son siège à Bucarest, de trois antennes à Cluj-Napoca, Iasi et Timisoara et assure les missions du service de coopération et d’action culturelle de l’ambassade de France en Roumanie.
Missions principales :
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable des cours de Bucarest le titulaire du poste est en charge des inscriptions des cours de langue et certifications.
Description du poste :
Accueillir, informer et conseiller le public concernant l’offre générale de cours et de certifications en présence au service des inscriptions, par téléphone et par message électronique ;
Traiter quotidiennement les messages reçus dans les messageries partagées ;
Organiser les sessions de cours de groupe sur Arc-en-ciel : ouverture/fermeture des groupes, réservations des salles ; préparer les supports pédagogiques pour les apprenants ; gérer les demandes de crédits et de remboursements ;
Gérer les inscriptions sur place, par mél, par Arc-en-ciel ainsi que d’autres demandes de clients récurrents ou potentiels : factures, attestations de cours, parcours pédagogique, etc. ;
Vérifier quotidiennement les paiements réalisés à distance dans la boutique en ligne ;
Vérifier quotidiennement les dossiers des nouveaux apprenants et des nouveaux candidats : informations complétées, documents transmis, etc. ;
Encaisser sur place les frais d’inscription (cours en groupes, cours à la carte, examens, tests, etc.) ; gérer la caisse pour les encaissements en numéraire et en carte bancaire ;
Saisir des données administratives et financières dans le logiciel Arc-en-ciel en exerçant un contrôle qualité sur l’information saisie ;
Rédiger des certificats d’inscription sur demande ;
Remettre les diplômes et les attestations des certifications ;
Tenir à jour le planning des tests de positionnement et le tableau de suivi des résultats ;
Participer à la vente des cours individuels : réception des demandes, suivi des demandes et des clients en lien avec la responsable des cours ;
Aider à la préparation matérielle des sessions de cours : salles de cours, matériel technique, manuels ;
Avec la responsable des cours, accueillir les nouveaux apprenants aux débuts des sessions ;
Participer à l’inventaire des manuels (deux fois par an) et à la bonne gestion des stocks ;
Tenir à jour l’affichage sur les portes des salles de cours avec l’occupation hebdomadaire ;
Traiter la documentation interne (quittances, attestations) et les documents promotionnels (dépliants) avec le tri, le rangement, la distribution et l’archivage dans le respect des règles en vigueur.
Savoirs attendus et compétences exigées :
Études universitaires niveau Licence ou Master
Minimum 1 an d’expérience dans un poste similaire
Bonne maîtrise de la langue française (C1) et roumaine
Une qualification en FLE est un plus
Compétences informatiques (suite Office 365, logiciels de gestion de données)
Qualités requises :
Sens des responsabilités
Esprit d’initiative
Dynamisme
Sens de l’organisation
Discrétion professionnelle
Capacité à travailler en équipe
Conditions :
Lieu de travail: Institut français de Roumanie à Bucarest (open space), 77 boulevard Dacia, Bucarest. Pas de télétravail possible.
Type de contrat: Contrat à durée déterminée (CDD) d’un an à compter du 15.04.2026 au plus tard, soumis à une période d’essai d’un mois. Possibilité de passer en contrat à durée indéterminée (CDI) à l’issue.
Temps de travail: temps plein, 39 heures/semaine. Possibilité de travail le week-end et en soirée selon les besoins du service.
Rémunération: Niveau 6, échelon 1 de la grille de salaire de l’antenne de Bucarest correspondant à un salaire mensuel brut de 1222,80 euros.
Avantages: Tickets restaurant, prime de transport, 13e mois, 30 jours de congés payés, assurance santé complémentaire.
Les candidats n’ayant pas la citoyenneté roumaine devront être en mesure de justifier qu’ils sont autorisés à résider et à travailler en Roumanie.
Modalités :
Envoyer avant le 23.03.2026 à minuit une lettre de motivation, un CV, un extrait du casier judiciaire et une copie du diplôme le plus élevé en version électronique (PDF uniquement) à recrutement@institutfrancais.ro en précisant dans l’objet le poste concerné (Secrétaire chargé(e) des inscriptions des cours de langue et certifications).
Les candidatures incomplètes ou reçues après la date de clôture de l’appel à candidature ne seront pas examinées.
Seuls les candidats présélectionnés seront invités à un entretien.
Le genre masculin est utilisé dans cette annonce pour en faciliter la lecture.